Combien de Temps Conserver vos Registres d'Entreprise au Canada : La Règle des 6 Ans de l'ARC

Chaque année, des propriétaires d'entreprise canadiens jettent des documents dont ils auront désespérément besoin — ou conservent des papiers qu'ils auraient pu détruire il y a dix ans. L'ARC a des règles claires sur la conservation des registres, mais la plupart des gens ne connaissent que le principe de base : « conserver tout pendant six ans ». La réalité est plus nuancée, et se tromper dans un sens ou dans l'autre vous coûte cher.

La Règle Fondamentale : Six Ans Après la Fin de l'Année d'Imposition

En vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu et de la Loi sur la taxe d'accise (TPS/TVH), les entreprises canadiennes sont tenues de conserver tous leurs registres et pièces justificatives pendant au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.

Ce n'est pas six ans à compter de la date de la transaction — c'est six ans à compter de la fin de l'année d'imposition pendant laquelle vous avez utilisé le document. Un reçu pour une dépense de 2025 doit être conservé jusqu'au 31 décembre 2031 au moins (six ans après le 31 décembre 2025 — la fin de l'année d'imposition 2025).

Quels Registres Devez-Vous Conserver ?

La définition des « registres » par l'ARC est large. Vous devez conserver tout ce qui appuie les informations figurant dans vos déclarations de revenus et états financiers, notamment :

Registres des Revenus

• Factures de vente et reçus émis aux clients
• Rubans de caisse enregistreuse
• Bordereaux de dépôt bancaire et relevés de compte
• Contrats et ententes avec les clients
• Relevés de carte de crédit indiquant les ventes

Registres des Dépenses

• Factures de fournisseurs et reçus pour tous les achats
• Relevés de carte de crédit et relevés bancaires indiquant les dépenses
• Reçus de petite caisse
• Rapports de dépenses et pièces justificatives
• Carnets de route des véhicules (voir note ci-dessous)

Registres de Paie

• Feuilles de temps et talons de paie
• Registres des cotisations au RPC et à l'AE
• Feuillets T4 et T4A émis
• Registres des retenues à la source remises
• Relevés d'emploi (RE)

Registres TPS/TVH

• Toutes les déclarations de TPS/TVH produites
• Pièces justificatives pour chaque crédit de taxe sur les intrants (CTI) demandé
• Registres de la TPS/TVH perçue auprès des clients

Registres Corporatifs (Entreprises Incorporées)

• Statuts constitutifs et registre des procès-verbaux
• Registre des actionnaires
• Procès-verbaux des assemblées des administrateurs et des actionnaires
• Toutes les déclarations T2 produites

Registres avec des Exigences de Conservation Plus Longues

Type de document	Durée de conservation	Raison
Immobilisations (équipements, véhicules, bâtiments)	6 ans après l'année de cession	Tableaux de DPA et gains/pertes à la cession
Registres des procès-verbaux et statuts constitutifs	Indéfiniment (ou jusqu'à 6 ans après la dissolution)	Obligation légale en vertu du droit des sociétés
Registres fonciers et immobiliers	6 ans après l'année de vente	Calculs de gains en capital
Registres sous vérification ou opposition	Jusqu'à la résolution complète du dossier	L'ARC peut vérifier au-delà de 6 ans en cas de fraude
Registres de paie	6 ans à compter de la fin de l'année d'imposition	Les litiges RPC/AE peuvent survenir des années plus tard

Pouvez-Vous Conserver des Registres Numériques ?

Oui — l'ARC accepte les registres électroniques à condition qu'ils soient une copie conforme de l'original et qu'ils puissent être récupérés et présentés dans un format lisible sur demande. Les factures numérisées, les relevés bancaires numériques et les registres comptables en nuage sont tous acceptables.

Bonnes pratiques pour la conservation numérique des registres :

• Conservez les fichiers dans un format qui ne deviendra pas obsolète (le PDF est le plus sûr)
• Maintenez des sauvegardes dans au moins deux endroits (local + nuage)
• Adoptez une convention de nommage cohérente (AAAA-MM-JJ_Fournisseur_Montant)
• Utilisez des applications comme Dext, Hubdoc ou Google Drive pour organiser automatiquement vos reçus

Vous n'êtes pas obligé de conserver les originaux papier si vous avez une copie numérique complète et lisible — à une exception près : certains documents juridiques peuvent devoir être conservés sous leur forme originale à d'autres fins légales.

Que Se Passe-t-il Si Vous Ne Pouvez Pas Produire vos Registres ?

Si l'ARC vous vérifie et que vous ne pouvez pas fournir les pièces justificatives, elle peut :

• Refuser vos déductions et établir une nouvelle cotisation
• Utiliser une évaluation de l'avoir net pour estimer vos revenus (elle compare votre style de vie à vos revenus déclarés)
• Appliquer des pénalités pour faute lourde (50 % de l'impôt sous-évalué) si les registres semblent avoir été délibérément détruits

Détruire des registres prématurément — même accidentellement — n'est pas qu'un problème administratif. Cela crée une présomption contre vous lors d'un examen de l'ARC.

Quand Pouvez-Vous Détruire Vos Registres en Toute Sécurité ?

Vous pouvez détruire des registres une fois que :

1. Six ans se sont écoulés depuis la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent
2. Il n'y a pas de vérifications, d'oppositions ou d'appels en cours concernant ces registres
3. L'ARC n'a pas demandé ces registres

Si vous avez des registres liés à un litige ouvert avec l'ARC, conservez tout ce qui concerne ce litige jusqu'à ce que la question soit entièrement résolue — peu importe l'ancienneté des documents.