Remises de Paie à l'ARC : Fréquences, Pénalités et Dates à Retenir

Vous venez d'embaucher votre premier employé. Vous lui avez versé son premier chèque de paie — bravo. Mais cette étape déclenche une obligation que beaucoup de nouveaux employeurs découvrent trop tard : vous devez maintenant remettre à l'ARC les retenues à la source, et ce, à une date précise chaque mois. Un retard de quelques jours, et les pénalités s'accumulent automatiquement, sans avertissement préalable. Comprendre comment fonctionne ce système, c'est éviter des surprises coûteuses.

Ce que vous devez remettre à l'ARC

À chaque paie versée à un employé, vous devez retenir trois types de déductions à la source, puis les remettre à l'ARC avec vos propres contributions d'employeur :

• Régime de pensions du Canada (RPC) : L'employé cotise 5,95 % de ses gains ouvrant droit à pension (au-dessus de l'exemption de base de 3 500 $). À titre d'employeur, vous devez verser une cotisation équivalente — vous remettez donc deux fois la part de l'employé.
• Assurance-emploi (AE) : L'employé paie 1,66 % de ses gains assurables. En tant qu'employeur, vous remettez 1,4 fois la part de l'employé — soit un total de 2,324 % de ses gains assurables (part employé + part employeur).
• Impôt sur le revenu retenu : Vous retenez les impôts fédéral et provincial en fonction des formulaires TD1 de l'employé, en utilisant les tables de retenues T4032 de l'ARC ou le calculateur en ligne PDOC (Calculateur des retenues sur la paie).

La remise à l'ARC comprend donc : la part RPC de l'employé + la part RPC de l'employeur + la part AE de l'employé + la part AE de l'employeur (× 1,4) + l'impôt retenu. Si vous oubliez la cotisation patronale au RPC ou à l'AE, vous aurez un solde dû qui déclenchera des pénalités.

Les trois fréquences de remise

L'ARC assigne à chaque employeur une catégorie de remettant selon son montant moyen de retenues mensuelles (MMRM) — soit la moyenne mensuelle de RPC, AE et impôt remis au cours de la deuxième année civile précédente. Cette catégorie détermine à quelle fréquence vous devez remettre et à quelle date.

Les nouveaux employeurs commencent toujours dans la catégorie régulière (remise mensuelle, due le 15 du mois suivant) jusqu'à ce que l'ARC recalcule leur MMRM en fonction de leur historique réel de remises.

Comment savoir dans quelle catégorie vous êtes

L'ARC vous informe de votre catégorie par courrier ou dans Mon dossier d'entreprise. Si vous n'avez jamais reçu d'avis, vous êtes probablement dans la catégorie régulière. En cas de doute, consultez votre formulaire PD7A (État de compte pour les retenues à la source courantes) que l'ARC envoie périodiquement aux remettants réguliers, ou connectez-vous directement à Mon dossier d'entreprise.

Comment calculer vos retenues à la source

Pour chaque employé, le calcul suit cette séquence à chaque paie :

1. Salaire brut : Total des gains de la période (salaire, avantages imposables, bonis).
2. Cotisation RPC : Soustrayez l'exemption de base par période (134,61 $ en paie bihebdomadaire, basé sur les 3 500 $ annuels), puis appliquez 5,95 % au solde. Cessez quand l'employé atteint la cotisation maximale annuelle.
3. Cotisation AE : Appliquez 1,66 % aux gains assurables. Cessez quand l'employé atteint le maximum des gains assurables (63 200 $ pour 2026).
4. Impôt retenu : Utilisez le Calculateur des retenues sur la paie (PDOC) de l'ARC ou les tables T4032, selon la province d'emploi et les formulaires TD1 de l'employé.
5. Salaire net : Salaire brut moins RPC, AE et impôt retenus.

Votre remise à l'ARC = RPC employé + RPC employeur + AE employé + AE employeur (× 1,4) + impôt retenu.

Comment remettre à l'ARC

Trois façons principales de transmettre votre remise :

• Mon dossier d'entreprise de l'ARC : La méthode la plus rapide et fiable. Vous voyez instantanément votre solde et l'historique de vos remises. Accédez à canada.ca/mon-dossier-entreprises.
• Paiement de facture en ligne à votre institution financière : Ajoutez « ARC Paie » ou « Receveur général » comme bénéficiaire. Utilisez votre numéro d'entreprise à 15 chiffres avec votre numéro de compte RP comme référence.
• En personne à un bureau Postes Canada : Présentez-vous avec la partie remise de votre formulaire PD7A. À utiliser seulement en dernier recours — ce mode est plus lent et offre moins de traçabilité immédiate.

Conservez toujours une copie de votre confirmation de paiement. Vérifiez votre formulaire PD7A à chaque période pour vous assurer que les remises précédentes ont bien été appliquées à votre compte et que votre solde est exact.

Les pénalités en cas de retard

L'ARC applique des pénalités automatiquement dès que la remise arrive après la date limite. Le taux de pénalité augmente avec le nombre de jours de retard :

• 1 à 3 jours de retard : 3 % du montant dû
• 4 à 5 jours de retard : 5 % du montant dû
• 6 à 10 jours de retard : 7 % du montant dû
• Plus de 10 jours de retard : 10 % du montant dû
• Deuxième occurrence dans la même année civile : 20 % du montant dû

En plus des pénalités, l'ARC facture des intérêts quotidiens sur le solde impayé au taux prescrit (révisé trimestriellement). Une remise de 5 000 $ versée avec plus de 10 jours de retard génère une pénalité immédiate de 500 $, avant même les intérêts. Et si un deuxième retard survient dans la même année, cette pénalité passe à 1 000 $.

Les erreurs fréquentes à éviter

Beaucoup de propriétaires de petites entreprises font les mêmes erreurs lorsqu'ils gèrent leurs remises de paie pour la première fois :

• Oublier la cotisation patronale au RPC : Vous devez remettre le double de la cotisation RPC de l'employé — sa part et la vôtre. Remettre seulement la part de l'employé crée un solde dû et génère des pénalités.
• Ne pas mettre à jour les calculs après un changement salarial : Une augmentation, un avantage imposable ajouté ou une modification du formulaire TD1 changent les montants à retenir. Révisez les calculs à chaque changement de paie.
• Manquer la première remise après une embauche : Dès que vous versez votre premier chèque, l'horloge tourne. Inscrivez immédiatement le 15 du mois suivant dans votre calendrier.
• Ne remettre que la part de l'employé pour l'AE : Le taux patronal est de 1,4 fois la cotisation de l'employé. Plusieurs nouveaux employeurs remettent seulement la déduction de l'employé et découvrent l'écart lors d'un contrôle de paie de l'ARC.
• Remettre au mauvais compte : Vérifiez toujours que vous remettez à votre compte RP (paie) et non à votre compte RC (impôt sur le revenu). Un paiement appliqué au mauvais compte déclenche quand même des pénalités sur le compte de paie.

T4 et feuillets de fin d'année

En plus des remises mensuelles, vous êtes tenu d'émettre les feuillets T4 à vos employés et de les produire auprès de l'ARC au plus tard le dernier jour de février de l'année suivante. Le feuillet T4 récapitule pour chaque employé le salaire brut, l'impôt retenu, les cotisations RPC et AE de l'année. Si vous avez payé des sous-traitants non incorporés 500 $ ou plus dans l'année, vous devez aussi émettre des feuillets T4A.

Les pénalités pour production tardive des T4 commencent à 100 $ et augmentent selon le nombre de feuillets en retard. Planifiez cette étape dès janvier — ne l'attendez pas à la dernière minute.